La desventaja de trabajar sin datos
Trabajar sin datos en la era tecnológica en la que nos encontramos supone un atraso a la par que un problema, dicho esto, si quieres información adicional de las ventajas y desventajas que supone el uso de datos, puedes ver más en Medir como elemento de mejora continua. Pero volviendo a lo anterior, y traduciendo esto a un caso real dentro del ámbito empresarial, podemos decir que existen algunas empresas que estaban cerrando miles de órdenes de trabajo cada año, sin ningún tipo de dato de órdenes de trabajo que mostrar.
Por ende, dichas empresas no podían saber si alguno de sus servicios o productos causó problemas en lugar de solucionarlos, si se estaban desperdiciando horas de trabajo o bien recursos en trabajo innecesario entre otros aspectos más sobre sus órdenes de trabajo.
Que los datos cuenten
Y es que estas empresas se comprometieron a cambiar esto. Años después de trabajar en ello, consiguieron alcanzar una mejora del 100% de los KPI de mantenimiento, datos que le ayudaron a descubrir eficacias y ventajas significativas.
Por ejemplo, los datos de la orden de trabajo de una de las empresas mostraron que un equipo pasaba 40 horas cada semana conduciendo desde la oficina a una instalación fuera del sitio. Eso significaba agregar tiempo y costos a cada trabajo. La compañía terminó construyendo una oficina satélite más pequeña cerca de las instalaciones fuera del sitio para ahorrar tiempo y dinero.
De todo ello podemos obtener una conclusión, y es la importancia de los datos de las órdenes de trabajo, ya que poseen el poder de transformar la manera en la que operan los equipos de mantenimiento. Todos esos pequeños éxitos, como es facilitar el trabajo del personal, conforman uno mayor, como la disminución de mantenimiento en todos los ámbitos.
Pero todos esos datos a menudo se pasan por alto, y no es porque se piensen que son inútiles, sino porque mirar miles de órdenes de trabajo es muy complicado. Pero, en este artículo te brindamos algunos consejos para facilitar todo este proceso del que hablamos, pudiendo descubrir información en sus órdenes de trabajo y utilizarlas como ventaja competitiva.
Cómo obtengo datos de mantenimiento de mis órdenes de trabajo
Es común que apenas se tengan datos confiables o incluso ningún dato para realizar cualquier acción. Por lo que, antes de realizar cualquier acción, como nos referíamos, es necesario conocer dichos datos y que sean completamente fiables, de otro modo las decisiones seguirían siendo erróneas.
Pero, ¿cómo comienzo a recabar datos completamente fiables?
1. Define tus objetivos
No todos los datos son útiles y tampoco has de tener demasiados, ya que puede llegar a distraer. Así que definir un objetivo puede ayudarte a designar qué datos son correctos y cuáles son aquellos que te distraen.
2. Crea tus medidas
Ahora, piensa en las áreas en las que operas diariamente, en tu día a día, que pueden marcar el progreso hacia tus objetivos. Algunos ejemplos de mediciones en sus órdenes de trabajo incluyen:
- Porcentaje de órdenes de trabajo reactivas vs. preventivas
- Número de fallos encontrados durante los PM
- Frecuencia del trabajo reactivo en activos críticos
- Número de horas de trabajo esperadas vs reales
- Tamaño de las órdenes de trabajo atrasadas
3. Crea órdenes de trabajo entorno a esas métricas
Configura tus órdenes de trabajo para obtener las métricas que has elegido. Para hacerlo, tus órdenes de trabajo deben crearse con estos tres conceptos en mente:
- Estándar: Tus órdenes de trabajo deberían preguntar por la misma información cada vez. El proceso para crear, revisar, asignar, priorizar y completar órdenes de trabajo debe ser lo más estándar posible.
- Específico: Sé exacto acerca de lo que quieres saber. Por ejemplo, si las horas de trabajo son importantes, pregunta cuánto tiempo llevó cada tarea en lugar del tiempo para una orden de trabajo completa. Esto le dará datos más limpios y hace que sea más fácil detectar métricas clave rápidamente.
- Simple: Involucre al personal que con frecuencia hace y completa órdenes de trabajo en el proceso. Esto te ayudará a diseñar órdenes de trabajo que sean más fáciles de completar y aumenta la probabilidad de que realmente se completen.
4. Comienza poco a poco y amplía tu éxito
Encontrar problemas en tu proceso es desgarrador cuando has empleado tantos meses en él. Evita esto comenzando con órdenes de trabajo de un activo o de un área de instalación. Perfecciona tus mediciones, obtén ganancias rápidas e introduce ese proceso a otras partes de la organización.
Cómo usar los datos de las órdenes de trabajo para encontrar y solucionar problemas.
La recopilación de datos de órdenes de trabajo no tiene sentido si no se utiliza para resolver problemas de la organización. Cada instalación tiene problemas únicos, pero los tres más comunes son el tiempo de inactividad no planificado, el trabajo crítico que se retrasa y el trabajo que requiere más tiempo y recursos para completarse.
Cómo evitar el tiempo de inactividad del equipo
Aquí hay algunas preguntas que se pueden hacer para encontrar la causa del mantenimiento reactivo así como para asegurarse de que no vuelva a suceder.
- ¿No se creó ni completó una tarea de seguimiento? Asegúrate de que las inspecciones fallidas desencadenan acciones de seguimiento de alta prioridad y alerten a las personas adecuadas. Una lista concisa de códigos de falla ayuda a que el trabajo de seguimiento sea exitoso.
- ¿Se utilizó una pieza defectuosa durante una reparación? Asegúrate de que otros repuestos no sean defectuosos. Si lo son, haga un seguimiento con sus proveedores para obtener otros nuevos.
- ¿Se perdieron tareas en una orden de trabajo anterior o se hicieron incorrectamente? Revisa tu lista de tareas y corrige cualquier instrucción poco clara que pueda haber llevado a tareas perdidas. Complemente las listas de tareas adjuntando historiales de activos, diagramas, imágenes y manuales.
- ¿Se perdió el mantenimiento programado antes de la falla? Marque el trabajo crítico como una prioridad y hágalo visible en cualquier sistema que tenga hasta que esté listo.
- ¿La producción fue más alta de lo normal / planeado, se hizo incorrectamente o se modificó? Revisa tus programas de mantenimiento y consulte con el equipo de operaciones para crear SOP más fuertes para cuando la producción aumente o cambie.
Cómo evitar que el trabajo se retrase
Los datos de las órdenes de trabajo pueden ayudarte a encontrar y corregir órdenes de trabajo que tardaron mucho tiempo en llegar a:
- Las piezas y los suministros no estaban disponibles. Revisa el proceso de compra de estas piezas, incluidas las cantidades mínimas y quién puede enviar órdenes de compra para que nunca vuelva a suceder.
- El problema no se identificó correctamente o faltaron instrucciones. Vea si la descripción de la orden de trabajo, los códigos de error y la lista de tareas pueden ser más claros. Adjunta fotos, manuales, SOP u otra documentación a la orden de trabajo.
- Una orden de trabajo de emergencia desvió recursos. Esto no siempre se puede evitar, pero podría decirte que la tarea es demasiado grande. Considera dividirlo en tareas más pequeñas para priorizar partes del trabajo.
- Hubo un conflicto de programación con la producción. Habla con las operaciones sobre por qué es necesario el mantenimiento del activo y considera la posibilidad de dar a los operadores responsabilidades de mantenimiento menores, asociadas con la orden de trabajo.
- La persona / personas asignadas al trabajo no tenían las habilidades adecuadas. Deja muy claro en la solicitud de trabajo qué tipo de habilidades o certificaciones son necesarias para ciertos tipos de mantenimiento.
Cómo evitar que el trabajo tarde más de lo que debería
Los programas de mantenimiento no tienen mucho margen de error. Cuando el trabajo dura mucho, tiene un gran efecto dominó. Las órdenes de trabajo en sí mismas, pueden darte una idea de lo que está causando que tarden más tiempo y de cómo solucionar el problema. Por ejemplo:
- Se asignó a la persona equivocada. El trabajo tomará más tiempo si el técnico no tiene las habilidades adecuadas. Las solicitudes de trabajo estandarizadas permiten que todos conozcan a la persona adecuada para asignarla. Agrega manuales, imágenes, diagramas y otros recursos a las órdenes de trabajo para ayudar a los técnicos que no están familiarizados con la tarea.
- El tiempo de finalización esperado era demasiado bajo. Las horas de trabajo esperadas deben aumentarse si una orden de trabajo está tomando consistentemente más tiempo del que se da.
- La lista de tareas era demasiado grande o poco clara. Únete a un técnico experimentado mientras completa la orden de trabajo, documenta lo que hace paso a paso y crea listas de tareas con esta información. Dé las horas esperadas para cada tarea en la orden de trabajo para que sepa cuáles están causando problemas.
- No se asignaron suficientes técnicos a esta orden de trabajo. Podría no ser un trabajo de una (o dos, o tres) personas.
- Se realizó trabajo adicional durante la orden de trabajo. Desarrolla procesos que ayuden a los técnicos a crear y priorizar órdenes de trabajo separadas para reparaciones correctivas adicionales.
- Las piezas y los suministros eran difíciles de encontrar. Agrupa todas las piezas y suministros necesarios para las órdenes de trabajo comunes y críticas, para que se pueda acceder a ellos rápidamente.
Cómo escalar su éxito con los datos de órdenes de trabajo
¿Qué sucede cuando quieres dar el siguiente paso y empezar a analizar cientos o miles de órdenes de trabajo? Hay tres respuestas a esta pregunta:
- Prioriza las órdenes de trabajo para que se centre en las que más importan
- Contrata a más personas para analizar las órdenes de trabajo
- Invierte en un sistema que haga todo esto por ti
Cómo priorizar las órdenes de trabajo
Identificar cómo las órdenes de trabajo contribuyeron a las fallas te ayudará a avanzar hacia un sólido programa de mantenimiento preventivo.
Si tienes órdenes de trabajo de mantenimiento reactivo bloqueadas, el siguiente lote a priorizar son las próximas órdenes de trabajo de alto riesgo. Este es un trabajo que tiene el potencial de salir muy mal, incluido el trabajo en activos críticos, el trabajo que no se ha realizado en mucho tiempo o proyectos grandes y complejos.
Si puede exprimir algunas órdenes de trabajo más, analiza el trabajo que cuesta mucho. Hacer que estos proyectos sean más eficientes tendrá un gran impacto. Observa el trabajo que utiliza mucha mano de obra, componentes principales y tiempo de inactividad planificado en los activos de producción.
Cómo justificar más recursos para tu equipo
Los resultados son la moneda que necesitas para convencer a tu jefe de que necesitas a otra persona en tu equipo. Resalta los problemas que has descubierto y solucionado analizando y optimizando las órdenes de trabajo. Por ejemplo, ¿cuántos fallos has detectado y prevenido? ¿Disminuyó el costo de los proyectos al ayudar a los técnicos a ser más eficientes? Ninguna victoria es demasiado pequeña.
Muestra el impacto de este éxito si se logró a mayor escala. Si ahorraras una docena de horas de trabajo en una orden de trabajo, imagina cuántas horas de trabajo se ahorrarían en 100 órdenes de trabajo.
Lleva el punto a casa describiendo el efecto dominó que esto podría tener en el mantenimiento. Si alguien pudiera quitar el trabajo de su plato, podría significar menos retraso. O más capacitación para que los operadores realicen tareas de mantenimiento de rutina, liberando a su equipo para hacer grandes proyectos. Concéntrese en dónde una nueva contratación puede agregar valor indirectamente.
Software para análisis de órdenes de trabajo
Casi todas las plataformas de análisis de mantenimiento se centran en los datos de activos. No es tan fácil encontrar un sistema que profundice en las órdenes de trabajo, hasta ahora.
La información sobre órdenes de trabajo, puede analizar órdenes de trabajo en minutos y decirle qué trabajo ha causado averías, qué trabajo ha sido atrasado, horas de trabajo adicionales u otros problemas. El informe de información de órdenes de trabajo revisa todas tus órdenes de trabajo, compara las similares e identifica las más peligrosas al encontrar valores atípicos.
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